Lediga jobb som Personaladministratör/Personalassistent i Mjölby

Vi är Mjölby kommun. Tillsammans levererar vi service och tjänster, är samhällsbyggare och myndighetsutövare. Vårt arbete är till nytta för samhället och med medborgarens bästa i fokus – genom hela livet.

Omsorgs- och socialförvaltningen är en av Mjölby kommuns sex förvaltningar och har ett tydligt uppdrag - vi finns till för människor. Med cirka 1000 medarbetare bidrar vi med insatser till ett självständigt och aktivt liv med meningsfull sysselsättning. Vår drivkraft är att skapa utveckling och trygghet i vardagen och vår gemensamma målbild är att skapa bra välfärdstjänster. För att lyckas krävs både kompetens, engagemang och mod – vi vågar satsa på innovation, ny teknik och nya arbetssätt som driver utvecklingen framåt.

Enheten för bemanning och välfärdsteknik - EBV - består i dagsläget av åtta bemanningsadministratörer, en personalsekreterare, en rekryterare och en samordnare för välfärdsteknik. Bemanningsadministratörerna arbetar både självständigt men också i team med sina kollegor.

Är du en kommunikativ, flexibel och strukturerad person som brinner för service? Då kan det här vara uppdraget för dig!

ARBETSUPPGIFTER
Som bemanningsadministratör har du ett varierat uppdrag inom bemanning, administration samt teknik där nyckelorden är kommunikation, bemanningslogistik och välfärdsteknologi. Dina främsta arbetsuppgifter är att hantera beställningar från verksamheterna när behov av vikarier uppstår och tillse att bemanningen sker på ett effektivt sätt med de personalresurser som finns tillgängliga. Du hjälper och vägleder vikarierna i deras arbete.

I ditt uppdrag har du även hand om driften av välfärdsteknik. Där ingår arbetsuppgifter som programmering, installation samt support av nyckelfria lås, digitala larm samt nattkamera och GPS-klocka. Du dokumenterar i verksamhetssystemet Lifecare och hanterar kompetenshöjande insatser till förvaltningens medarbetare inom området välfärdsteknik. Du har daglig kontakt och samarbetar nära med både enhetschefer, medarbetare och kunder inom omsorgs- och socialförvaltningen. Ett nära och gott samarbete med verksamheterna är avgörande för att uppdraget ska lyckas.

Uppdraget innebär att telefon och dator är dina främsta arbetsverktyg och du arbetar i flera olika system såsom PersonecP, Time care MA och Time care Pool. Som bemanningsadministratör på EBV arbetar du vissa dagar med bemanning och andra dagar med välfärdsteknik. I tjänsten ingår det att du jobbar kväll och helg enligt schema. EBV har öppet alla dagar om året; 06.30-19 på vardagar och 06.30-17 under helger och röda dagar.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en slutförd gymnasial utbildning med inriktning mot vård och omsorg, alternativt har annan utbildning eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av att arbeta inom vård och omsorg och/eller bemanningsplanering. Det är även meriterande om du arbetat i de system tjänsten kräver. B-körkort är ett krav.

För att lyckas i rollen ser vi att du har förmågan att självständigt och tillsammans med andra fatta snabba och tydliga beslut. Du har god initiativförmåga. Du kan analysera och bedöma olika typer av data och information för att skapa fungerande lösningar. Du har förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du har lätt för att fokusera på kundens behov och uppnå god kundtillfredsställelse. Du har förmågan att prestera i en pressad miljö och hantera svåra situationer. Du förblir optimistisk inför utmaningar och har förmågan att acceptera och lära av feedback.

Vi är en trygg och hållbar arbetsgivare. Stor nog att erbjuda medarbetare goda arbetsvillkor och spännande utvecklingsmöjligheter. Liten nog för nära samarbeten, delaktighet och inflytande.

Med fokus på vårt uppdrag, att göra nytta för samhället, möjliggör vi utrymme för eget ansvar och kreativitet. Tillsammans driver vi kommunen och den hållbara samhällsutvecklingen framåt.

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Läs mer om vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb. Visa mindre

Vi är Mjölby kommun. Tillsammans levererar vi service och tjänster, är samhällsbyggare och myndighetsutövare. Vårt arbete är till nytta för samhället och med medborgarens bästa i fokus – genom hela livet.

Omsorgs- och socialförvaltningen har ett tydligt uppdrag - vi finns till för människor. Genom våra tjänster bidrar vi till ett självständigt och aktivt liv med meningsfull sysselsättning. Utveckling och trygghet i vardagen är vår drivkraft. Vår gemensamma målbild är att skapa bra välfärdstjänster. Det förutsätter ett stort och kunnigt engagemang. Likaså modiga satsningar på innovativ teknik i framkant.

LSS är ett av förvaltningens fem verksamhetsområden, vars syfte är att möjliggöra ett självständigt, aktivt och tryggt liv för personer med funktionsnedsättningar. Inom LSS arbetar enhetschefer, verksamhetssamordnare, administratör, stödpedagoger, skötare, boendestödjare och stödassistenter. 

Är du en självgående person som vill arbeta som administratör tillsammans med oss? Hjärtligt välkommen med din ansökan!

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör har du en central servicefunktion inom enheten. Du fungerar främst som administrativt stöd till enhetscheferna, men är även ett stöd för medarbetarna i det dagliga arbetet. Rollen är bred och innefattar flera viktiga uppgifter som bidrar till en fungerande verksamhet.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat personaladministration, såsom att stötta vid tillsättning av vikarier, schemaläggning och planering. Du hanterar även ekonomiska uppgifter, inklusive fakturahantering och annan ekonomisk handläggning. Vidare ansvarar du för bokningar, beställningar och inköp, samt hanterar felanmälningar gällande teknik, utrustning och lokaler.

Du har en viktig roll i introduktionen av nyanställda där du ansvarar för inloggningsuppgifter, taggar/nycklar och tilldelning av behörigheter. Du ser också till att beställa underhåll av utrustning, uppsättning av inredning och andra mindre åtgärder som krävs för att lokalerna ska fungera på ett bra sätt. Posthantering ingår också i dina arbetsuppgifter. Du arbetar i olika system, exempelvis Raindance, Lifecare, Personec P och Multi Access.

Tjänsten är organiserad under enhetscheferna inom LSS, men du arbetar även nära flera medarbetargrupper inom bland annat boendeverksamheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en fullständig gymnasieutbildning och minst två års erfarenhet av administrativt arbete. Du har arbetat med olika administrativa system och har hanterat fakturor, kontering, beställningar och gärna inköp. Tidigare erfarenhet av schemaläggning samt kort- och långsiktig personalplanering är också en viktig del av din bakgrund. Du har god datorvana och en mycket god förmåga att kommunicera på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av system som Multi Access, TimeCare Pool och Personec P, liksom om du har förståelse för eller tidigare erfarenhet av vård och omsorg. Vi ser det även som meriterande om du tidigare arbetat med personaladministration, såsom skriva avtal, eller har erfarenhet av arbete inom offentlig sektor

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person har du lätt för att samarbeta med andra, lyssnar aktivt och visar både empati och respekt. Du är prestigelös och ser andras insatser som en tillgång. Du uttrycker dig tydligt och strukturerat i skrift, med förmåga att anpassa dina texter efter mottagare och situation.

Vidare är du strukturerad och organiserad i ditt arbetssätt. Du planerar och följer upp aktiviteter på ett effektivt sätt, sätter tydliga mål och avslutar uppgifter i tid. Dessutom följer du instruktioner, procedurer och lagstadgade krav på ett noggrant sätt och håller dig till fastställda tidsramar.

Vi är en trygg och hållbar arbetsgivare. Stor nog att erbjuda medarbetare goda arbetsvillkor och spännande utvecklingsmöjligheter. Liten nog för nära samarbeten, delaktighet och inflytande.

Med fokus på vårt uppdrag, att göra nytta för samhället, möjliggör vi utrymme för eget ansvar och kreativitet. Tillsammans driver vi kommunen och den hållbara samhällsutvecklingen framåt.

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Läs mer om vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb. Visa mindre

Vilka är Toyota Material Handling?
På vår site i Mjölby arbetar 3000 medarbetare med materialhantering från utvecklingskoncept till producerat fordon. Vår produktrange går från trotjänare som manuella handtruckar till autonoma självkörande fordon på 1,5 ton och innovativa energilösningar. Vi är nummer ett i världen inom materialhantering och fortsätter hela tiden vår utvecklingsresa. Vi gör stora investeringar i vår verksamhet inför framtiden och vi rekryterar personal till flera av bolagets funktioner.



Hållbar arbetsgivare
På Toyota eftersträvar vi att vara en hållbar arbetsgivare genom vårt framstående miljöarbete och vår personalpolitik. Vi har i dagsläget bland annat en koldioxidneutral produktion och en KRAV-märkt personalrestaurang. Vidare erbjuder vi vår personal goda träningsmöjligheter genom gruppträning, ett nyrenoverat gym och digitala friskvårdstjänster.



Pendling och distansarbete
Vi har goda pendlingsmöjligheter med pendeltåg och bil från de flesta städerna i Östergötland, 30 minuter från Linköping och 20 minuter från Motala. Vi erbjuder gratis parkering med motorvärmarplats inom 5 minuters promenadavstånd från din arbetsplats. På Toyota erbjuder vi även våra medarbetare möjlighet till distansarbete på deltid. Möjligheten till distansarbete varierar utifrån tjänstens krav och förutsättningar.

HR-avdelningen består av ca 30 medarbetare inom lön, HR och kommunikation och befinner sig just nu i en förändrings- och utvecklingsfas där vi ser över roller och uppdrag för att kunna arbeta mer verksamhetsnära. I detta förändringsarbete ser vi ett behov av en HR-administratör.

Vi söker dig som gillar att arbeta med administrativa arbetsuppgifter och vara behjälplig HR-avdelningen med diverse arbetsuppgifter. Du kommer att ingå i HRBP-teamet bestående av ca 10 medarbetare.



Som HR-administratör på Toyota kommer du att bl.a. arbeta med:

* Ansvara för att hålla ihop den årligen återkommande rekryteringen av sommarvikarier för Toyota i Mjölby, från uppstart av processen till utvärdering.
* Löpande administrativ hantering av inhyrd personal inom produktionen
* Administrativa uppgifter i samband med on-och offboarding av medarbetare på HR-avdelningen
* Samordning och utförande av arbetsuppgifter kopplade till praktikanthandläggning
* Administrativa uppgifter vid anställningsförfarande
* Beställningar av diverse tekniska behörigheter samt bokning av konferenser inom HR-avdelningen

I rollen ingår mycket kontakter med övriga avdelningar inom företaget samt externa kontakter. För att trivas och lyckas i denna roll ser vi att du känner stimulans i det administrativa arbetet.

Som person behöver du vara självgående, gillar att ta initiativ, drivs av att arbeta strukturerat men även vara öppen för flexibilitet då arbetet kräver omprioritering. Du har en mycket väl utvecklad samarbetsförmåga och brinner för att det du gör utförs med hög kvalitet.

Utbildning/erfarenhet
Vi söker dig som har en teoretisk gymnasieutbildning samt minst 2 års arbetslivserfarenhet. Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete avseende rekrytering.

* Vi söker dig som har goda kunskaper i Office.
* Kan uttrycka dig mycket väl i både tal och skrift i svenska
* Goda kunskaper i tal och skrift i engelska

Din ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 16 april 2023. Tjänsten är en tillsvidareanställning, 100% med placering i Mjölby. Tillträde snarast eller efter överenskommelse. Vi arbetar med löpande urval så skicka in din ansökan redan idag.



Kontakta gärna våra medarbetare för mer information

Annika Engberg, HR Manager, tel. 070 209 2096, alternativt via email, [email protected].
Elinor Ekblad, HR Business Partner, 0142-89765

Instagram: ToyotaMHsweden
Linkedin: Toyota Material Handling Manufacturering Sweden AB
Youtube: Toyota Material Handling Visa mindre

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med cirka 28 600 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på vårdboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2 500 medarbetare skapar tillsammans framtidens hållbara kommun, där livsmiljön, livsvillkoren och livskraften utgör vår gemensamma grund. Vill du också bli en av oss?

Omsorgs- och socialförvaltningen har ett tydligt uppdrag - vi finns till för människor. Genom våra tjänster bidrar vi till ett självständigt och aktivt liv med meningsfull sysselsättning. Utveckling och trygghet i vardagen är vår drivkraft. Vår gemensamma målbild är att skapa bra välfärdstjänster. Det förutsätter ett stort och kunnigt engagemang. Likaså modiga satsningar på innovativ teknik i framkant.

Hemtjänstorganisationen erbjuder insatser som innebär olika former av stöd och service som utförs i den enskildes egna hem eller motsvarande, i syfte att möjliggöra ett så självständigt liv som möjligt. Kunderna som får insatser från hemtjänsten har olika behov, allt från enbart trygghetslarm och serviceinsatser till omfattande omvårdnadsbehov eller vård i livets slutskede. I Hemtjänstorganisationen ingår flera olika verksamheter - hemtjänst Mjölby, Skänninge/Väderstad, Nattpatrull och ett antal trygghetsboenden samt två mötesplatser. Under år 2024 pågår ett utvecklingsarbete kring bemanning och planering inom verksamheten och en del i det arbetet är att tillsätta verksamhetssamordnare inom de olika hemtjänstområdena.

Är du en lyhörd, engagerad och ansvarsfull lagspelare? Då kan det här vara uppdraget för dig!

ARBETSUPPGIFTER
I uppdraget som verksamhetssamordnare inom hemtjänsten ingår det att vara enhetschefen behjälplig med att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten utifrån verksamhetens mål. Du är delaktig i att skapa en verksamhet som utifrån planering, utveckling och uppföljning når ett positivt resultat både kvalitativt och kvantitativt.

Tillsammans med enhetschef analyserar och planerar du bemanningskravet utifrån verksamhetens behov. Du säkerställer den dagliga driften i form av personalplanering samt hantering och planering av nya samt förändrade beslut för brukare. Tillsammans med enhetschefen utformar och uppdaterar du rutiner och arbetsmetoder samt tillser att lagar, regler och riktlinjer är kända för medarbetarna och att de följs.

Du fördelar arbetsuppgifter och förmedlar information till personalgruppen samt planerar introduktionen av nya medarbetare samt samordnar olika utbildningar och sammankomster. Vidare kontrollerar du att alla kunder har en fast omsorgskontakt och följa upp att varje fast omsorgskontakt fullföljer sitt uppdrag enligt rutin. I övrigt ingår det att hantera vanligt förekommande administrativa uppgifter.

Arbetet innehåller mycket samarbete, interaktion och kommunikation på olika nivåer med exempelvis chefer, administratörer, handläggare, omvårdnadspersonal, legitimera personal, kunder och anhöriga.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en genomförd utbildning på gymnasienivå och dokumenterad erfarenhet från arbete inom vård- och omsorg, administration, arbetsledning och/eller samordning alternativt logistik. Det är meriterande om du har en eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer lämplig för uppdraget exempelvis inom ledarskap och/eller personallogistik. För uppdraget krävs god förmåga att kunna kommunicera på svenska i både tal och skrift samt god datavana. B-körkort är ett krav.

Som person ser vi att du är lösningsorienterad och analytisk samt har en god logisk förmåga och kan ligga steget före samt se helheten. Du har förmågan att kunna prioritera i ditt arbete samt hantera flera arbetsuppgifter parallellt med varandra. Vidare har du god samarbetsförmåga och lätt för att skapa tillit och goda relationer i arbetet samtidigt som det krävs att du kan arbeta självständigt, ta initiativ och fatta egna beslut.

Vi erbjuder dig en arbetsplats med en positiv jobbkultur. Vi testar och utmanar, vi tänker nytt och tar verksamheten till nya nivåer. Att arbeta med frihet under ansvar stärker oss i vår roll. Tillsammans är vi möjliggörare.

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv. Visa mindre

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med drygt 27 700 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på äldreboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2500 medarbetare hjälper, stöttar och servar människor på ett eller annat sätt under hela deras liv. Vill du också bli en av oss?

Vill du bli en del av Blåklintskolan?

Blåklintskolan är en skola för elever från förskoleklass till skolår 9. Skolan är uppdelad i en F-3 del, där även fritidshem finns, samt en 4-9 del med tillhörande fritidsgård. Skolan ligger centralt belägen i Mjölby med närhet till både bibliotek, simhall och grönområden. På Blåklintskolan möts dagligen ca. 540 elever och 85 medarbetare.

På Blåklintskolan vill vi fånga varje medarbetares unika förmåga att möta våra elever och färga vår verksamhet. Därför är du en flexibel person med ett stort driv, en positiv inställning och en föredömlig samarbetsförmåga.
För att trivas i rollen som medarbetare på Blåklintskolan är det viktigt att man är en lagspelare. Vi värdesätter ett tillåtande klimat som karaktäriseras av värme, humor och respekten för alla individers egenvärde.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att arbeta nära rektorerna och ordinarie skoladministratör på skolan, direkt i skolverksamheten samt ha många kontakter med personal, elever, föräldrar och andra aktörer. Du kommer att vara ansiktet utåt och hantera många ärenden samtidigt.

I uppdraget ingår b.la. elevadministration, inköp, fakturahantering, post- och dokumenthantering, information, skolskjutsfrågor och arkivering.

KVALIFIKATIONER
Du som söker ska ha lämplig utbildningsbakgrund, erfarenhet av administrativt arbete och olika administrativa datasystem.

Tidigare arbete inom elevadministration är meriterande

Vi vill att du har en god kommunikations- och samarbetsförmåga, är serviceinriktad, har ett positivt förhållningssätt och har goda datakunskaper.

Kännedom om kommunens datasystem är meriterande. Skolan arbetar i Raindaince, Procapita och Personec-P. För övrigt kommer du att arbeta i Office-paket.

Vi utgår ifrån att du ser dig själv som lagspelare och är lösningsfokuserad, samtidigt som du är självgående och kan ta egna beslut inom det områden du ansvarar för. Vi vill att du tillför entusiasm, energi och lust i arbetet och med det förhållningssättet bidrar till att skolans mål uppnås.

Känner du att detta skulle vara ett jobb för dig, så sök och bli en del av Blåklintskolan.

ÖVRIGT
Mjölby kommun tillämpar rökfri arbetstid.

Vi undanber oss all extern rekryterings- och annonseringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre