Lediga jobb som Chefssekreterare i Mjölby

Är du en noggrann, strukturerad och engagerad person som trivs med att samordna och stödja chefer och medarbetare? Vill du vara en del av ett dynamiskt team där du får möjligheten att utvecklas och vara en nyckelspelare inom HR/administration? Då kan du vara vår nästa HR-koordinator!

Ditt team och din avdelning:
Hela HR-funktionen, inom TMHMS, består av följande team People & Culture, Learning & Development, Compensation & Benefit och Communication. Avdelningen har även av en business controller knuten till sig samt koordinator där vi nu söker en ersättare. Vi är ETT HR där vi tillsammans säkerställer initiativ som är träffsäkra, värdeskapande och som utvecklar vår HR-funktion i riktning mot vår gemensamma målbild. Med utgångspunkt i vår värdegrund är det viktigt för Toyota att du bemöter alla människor likvärdigt med respekt och välkomnar olikheter.

I denna roll kommer du se fram emot att:

* Koordinera arbetet på Stråkenshus kring utbildning och underhåll.
* Utveckla bokningssystemet för Stråkenshus i samarbete med IT.
* Ha kontakt med alla förekommande intressenter för Stråkenshus vid konferenser och daglig verksamhet.
* Utgöra värd (på plats) vid utbildningar och konferenser på Stråkenshus.
* Administratör i HR-ledningsgrupp (HRLG) för administration, information och mötesstruktur etc.
* Sekreterare i Stråkenrådet.
* Planera och koordinera personalaktiviteter och utbildningar.
* Arbeta med både praktiska och administrativa uppgifter.

Som HR-koordinator kommer du att ha en central roll och arbeta med en rad olika uppgifter. Du kommer att stödja många olika intressenter och bidra till att säkerställa att våra processer fungerar smidigt och effektivt. Du kommer arbeta i en positiv och stöttande arbetsmiljö där vi värdesätter samarbete och engagemang.

Till tjänsten som HR-koordinator söker vi dig som har/är:

* Minst examen från gymnasiet. Inriktning inom administration eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
* Flera års erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom HR.
* Är van vid att arbeta i system och har goda kunskaper inom Microsoft 365.
* Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.
* God kommunikativ förmåga i både tal som skrift.
* Är strukturerad och har en förmåga att arbeta självständigt med flera parallella uppgifter.

Som person ser vi att du är serviceinriktad och prestigelös. Du är van att ha många olika kontaktytor och är lyhörd i ditt förhållningssätt. I denna roll behöver du ha en god kommunikativ förmåga. Du förväntas även ha en god förmåga att bibehålla energi och engagemang vid återupprepande arbetsuppgifter. Vi ser att du har ett sinne för struktur samt flexibel och trivs i en arbetsmiljö som kan leda till snabba vändningar.

Vilka är Toyota Material Handling?
Toyota Material Handling är världsledande inom materialhantering och vi gör stora investeringar för att möta framtidens behov. På vår site i Mjölby arbetar 3000 medarbetare med materialhantering från utvecklingskoncept till producerat fordon. Vår produktrange går från manuella handtruckar till självkörande fordon och innovativa energilösningar.

Hållbar arbetsgivare
På Toyota Material Handling eftersträvar vi att vara en vänskaplig, trygg och framåtsträvande arbetsplats. Kulturen bygger på Toyotas värdegrund, där respekt och ett omsorgsfullt agerande är ledord i det dagliga arbetet. Vår ambition är att stärka konkurrenskraften genom att öka mångfalden i verksamheten och ta vara på olikheter. Genom vårt framstående miljöarbete, ambitiösa klimatmål och vår personalpolitik arbetar vi för att vara en hållbar arbetsgivare.

För att skapa förutsättningar till en hållbar vardag erbjuder vi våra medarbetare flextid och möjlighet till distansarbete på deltid. Möjligheten till distansarbete varierar utifrån tjänstens krav och förutsättningar. Vi har goda träningsmöjligheter med fri tillgång till gym och gruppträning samt ett generöst friskvårdsbidrag. Visa mindre

Executive Assistant
Att ständigt tänka nytt och göra verklighet av sina idéer är den viktigaste traditionen som familjen Stark fört vidare genom generationer i företaget. Det märks hos oss på Väderstad. Här får idéerna all den näring som behövs för att blomma ut i effektivare odlingsmetoder och i nya innovativa koncept. Vi är stolta över att skapa maskiner som förser världens befolkning med mat.
Nu söker vi vår nästa stjärna som har förmåga att självständigt initiera, driva och ta ägarskap för sina arbetsuppgifter i rollen som Executive Assistant till delar av Väderstads koncernledning. 

Vill du vara med och utveckla vår verksamhet framåt?
I rollen är du ett viktigt stöd för våra tre Vice Presidents inom IT, QHSE (Quality, Helth, Safety and Environment) och Communication. I rollen ingår   att aktivt delta i planering och genomförande av ledningsgruppernas arbete, såväl operationellt som strategiskt. Du kommer även att planera och genomföra olika former av rese- och mötesarrangemang. Arbetet omfattar också att föra protokoll vid olika möten och bevaka samt följa upp beslut och diskussionspunkter. Du kommer arbeta med att producera rapporter och presentationer för användning inom företaget.
Tjänsten innefattar såväl självständigt arbete som nära samarbete med verksamheten och det kan vara i både mindre och i större projekt. I arbetet ingår både nationella och internationella kontakter med dotterbolag, kunder, leverantörer och samarbetspartners.

Det kan finnas en matchning mellan Väderstad och dig, om…
… Du som person har förmåga att självständigt initiera, driva och slutföra arbetsuppgifter. Du är en van användare av Officepaketet, har mycket goda svenska- och engelskkunskaper samt en bra kommunikativ förmåga. För att lyckas riktigt bra i rollen, tror vi också att du har några års erfarenhet från en liknande roll där service, administration och planering präglat tjänsten.
Att dokumentera och planera är en stor del av rollen, och vi ser därför att du har ett professionellt och kvalitetsmedvetet förhållningssätt, att du är lojal och har hög integritet. Du behöver också vara strukturerad, flexibel och lyhörd för att kunna prioritera mellan olika arbetsuppgifter utifrån behov. Att ta ett stort eget ansvar är inte en utmaning för dig.
Övrig information 
För frågor gällande rollen, kontakta Talent Acquisition & Employer Branding Specialist, Patrik Schultzén på 0142-814 36 eller på [email protected].    

Ansökan
Är du intresserad av tjänsten och motsvarar kraven är du välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senaste den 18:e december 2022.  

Notera att ansökningar via mail inte tas emot. Urval sker löpande och tillsättning kan ske innan sista ansökningsdag.  

Väderstad använder tester som en del i processen i syfte att göra en så kvalitetssäkrad och rättvis bedömning som möjligt. 

Om Väderstad
Väderstad förser det moderna lantbruket med innovativa och högeffektiva lantbruksmaskiner och metoder. Genom att förenkla arbetet och förbättra resultatet för lantbrukaren, är företagets vision att bli världens ledande partner för enastående uppkomst. Koncernen är familjeägd och huvudkontoret ligger i Väderstad, Sverige. Väderstad finns representerat i 40 länder och på alla kontinenter. År 2021 hade Väderstad 1 900 medarbetare och omsatte 4,2 miljarder kronor.

Vill du ha mer info så kolla gärna på denna film om Väderstad AB: 
https://www.youtube.com/watch?v=otyG_kgySbg Visa mindre

Vår kommun är expansiv med cirka 27.000 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: ”Världsvan och hemkär”. ”Världsvan” står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. ”Hemkär” står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

Vill du veta mer om oss?
Besök oss på www.mjolby.se

Vill du arbeta med service och har erfarenhet från kvalificerad administration?

Du arbetar på kommunledningskontorets kansli som tillhör kommunstyrelsens förvaltning. Kansliet är sekretariat till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. På kansliet arbetar ytterligare en administratör och två kommunsekreterare.

Kommunstyrelsens förvaltning tar initiativ till och driver frågor som rör hela kommunen inom ramen för sina ansvarområden. Andra uppgifter är att stödja och utveckla förvaltningarnas arbete med att uppfylla kommunens mål och vision och ge stöd till den politiska organisationen .


ARBETSUPPGIFTER
Uppdraget är att ge service- och support till kommunalråd och kommundirektör. Det innebär att operativt stödja dem i det löpande ledningsarbetet med administrativa och praktiska arbetsuppgifter.
Arbetsuppgifterna består exempelvis av att besvara post, hantera resebokningar samt löpande dokumentation. Ha en överblick över kalendern så att dagar och veckor fungerar smidigt t ex hantering av mötesbokningar, förändringar i kalender samt säkerställa att deadlines hålls. Du kommer även avlasta kommunalråd och kommundirektör med att sammanställa presentationsunderlag och arbeta med enklare sammanställningar och utredningar. Du hjälper kommunledningskontorets kansli med viss administration t ex post- och fakturahantering och diarieföring. Tjänsten innebär även praktiska uppgifter som t ex att förbereda lokaler inför möten.



KVALIFIKATIONER
Du har godkänd gymnasieutbildning eller motsvarande inom relevant ämnesområde. Det är meriterade om du har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, kommunikation och/eller administration eller likvärdigt område.
Erfarenhet av kvalificerad administration och service, gärna från arbete som chefsstöd i en större organisation inom offentlig sektor är ett krav. Du har god förståelse för kommunal verksamhet och kunskap om regelverk för offentlig verksamhet samt god kunskap i att dokumentera, sammanställa bearbeta underlag som inkommer till organisationen.

Du har systemvana, framförallt i Officepaketet och kan hantera modern teknik.
Du kan uttrycka dig tydligt och professionellt både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Som person är du självgående, har förmåga att organisera och prioritera i arbetet och tar ansvar för att saker och ting blir gjorda i tid och är välgjorda. Du har lätt för att skapa kontakter och samarbeta i olika sammanhang samt förmåga att läsa av behov och har ett serviceinriktat och prestigelöst tänk. Du har en positiv attityd till arbetet samt en stor integritet och handlar i enlighet med fattade beslut och relevanta styrdokument.
Anställningen är säkerhetsklassad, det krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning kommer att genomföras före anställning.

Vi erbjuder ett stimulerande arbete för dig som vill arbeta med service och administration och med många kontakter både internt och externt.

ÖVRIGT
Mjölby kommun tillämpar rökfri arbetstid.

Vi undanber oss all extern rekryterings- och annonseringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre