Lediga jobb som Förvaltningsassistent i Mjölby

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med cirka 28 400 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på vårdboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2500 medarbetare hjälper, stöttar och servar människor på ett eller annat sätt under hela deras liv. Vill du också bli en av oss?

Vill du arbeta med hyres-, ekonomi- och personaladministration?

Samhällsbyggnadsförvaltningen söker nu en engagerad administrativ handläggare som vill vara med och skapa framtidens samhälle samt bidra till den starka tillväxt som Mjölby befinner sig i och står inför.

Samhällsbyggnadsförvaltningen har totalt cirka 340 medarbetare som dagligen utför ett samhällsviktigt arbete. Förvaltningen består av avdelningarna fastighet, gata-park, måltid och lokalvård, räddningstjänst, stadsbyggnadskontor, VA- avfall samt administration. Du tillhör den administrativa avdelningen som i dagsläget består av sex medarbetare. Du kan se fram emot en spännande utmaning i en expansiv kommun.

Du kommer att tillhöra den administrativa avdelningen som är en stödfunktion till övriga avdelningar inom förvaltningen i frågor som rör ekonomi, administration, mål samt kvalitets- och ledningssystem. Vi ansvarar för den samhällsbyggnadsnämndens administration och diarieföring. Vår avdelning består av en avdelningschef, en förvaltningssekreterare, två verksamhetscontrollers och två administrativa handläggare.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som administrativ handläggare kommer du arbeta främst med hyres-, ekonomi- samt personaladministration. Arbetsuppgifterna varierar från att registrera arrende- och hyresavtal, uppsägningar och överlåtelser, till att ha hand om hyresavisering samt övrig kund- och leverantörsfakturering inom förvaltningen.

Utöver detta kommer du arbeta med personaladministration i form av hantering av anställningsavtal och beredskapsschema. Du kommer även att arbeta återkommande med översyn och uppdatering av processer, rutiner samt övriga riktlinjer inom förvaltningen. Du ansvarar för att tillhandahålla relevant dokumentation samt hålla den uppdaterad.

I rollen ingår också att driva och leda utvecklings- och implementeringsarbete. Att då tillsammans med förvaltningens avdelningar och enheter utveckla arbetssätt och metoder. Det ingår även arbete kring vikarie-, post- och dokumenthantering, samt övrigt förekommande kontorsarbete.

Arbetsrollens syfte är att vara ett effektivt och kvalitetssäkert verksamhetsstöd.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning. Annan eftergymnasial utbildning och/eller utbildning i hyresjuridik är meriterande. Det är meriterande om du har god datorvana och har arbetat med liknande arbetsuppgifter inom hyres-, ekonomi- samt personaladministration. Det är också meriterande om du har erfarenhet av förändringsarbete.

Du trivs i en administrativ roll med många kontaktytor och du bör ha lätt för att bygga goda relationer då rollen innebär samarbete och kontakt både internt och externt. Som person är du självgående och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du levererar alltid med noggrannhet och kvalitet.

För att lyckas i rollen krävs det att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra men också har förmågan att hantera snabba förändringar. Du söker möjligheter till förbättring, har förmågan att identifiera utvecklingsområden och tar initiativ till förändring. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder dig en arbetsmiljö där du får möjlighet att arbeta framåt och utvecklas tillsammans med dina kollegor.

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 000 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv. Visa mindre

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med drygt 28 000 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på äldreboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2500 medarbetare hjälper, stöttar och servar människor på ett eller annat sätt under hela deras liv. Vill du också bli en av oss?

Vill du arbeta med hyres-, ekonomi- och personaladministration? Service- och teknikförvaltningen söker nu en engagerad och kvalificerad administrativ handläggare.

Service- och teknikförvaltningen, som styrs av den tekniska nämnden, har ansvar för förvaltningen av kommunens fastigheter, gator, parker, vatten, avlopp och avfall. Service- och teknikförvaltningen ansvarar även för måltidsservice och lokalvård. På vår förvaltning arbetar idag ungefär 250 medarbetare.

Du kommer att tillhöra den administrativa avdelningen som är en stödfunktion till övriga avdelningar inom förvaltningen i frågor som rör ekonomi, administration, mål samt kvalitets- och ledningssystem. Vi ansvarar för den tekniska nämndens administration och diarieföring. Vår avdelning består av en avdelningschef, en nämndsekreterare/kommunikatör, två verksamhetskontrollers och två administrativa handläggare.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som administrativ handläggare kommer du arbeta främst med hyres-, ekonomi- samt personaladministration. Arbetsuppgifterna varierar från att registrera arrende- och hyresavtal, uppsägningar och överlåtelser, till att ha hand om hyresavisering samt övrig kund- och leverantörsfakturering inom förvaltningen. Utöver detta kommer du arbeta med personaladministration i form av hantering av anställningsavtal och beredskapsschema. Du kommer även att arbeta återkommande med översyn och uppdatering av processer, rutiner samt övriga riktlinjer inom förvaltningen. Du ansvarar för att tillhandahålla relevant dokumentation samt hålla den uppdaterad. I rollen ingår också att driva och leda utvecklings- och implementeringsarbete. Att då tillsammans med förvaltningens avdelningar och enheter utveckla arbetssätt och metoder. Det ingår även arbete kring vikarie-, post- och dokumenthantering, samt övrigt förekommande kontorsarbete.

Arbetsrollens syfte är att vara ett effektivt och kvalitetssäkert verksamhetsstöd.

KVALIFIKATIONER
Du har en gymnasieutbildning och flera års arbetslivserfarenhet som hyresadministratör eller annan likvärdig erfarenhet främst inom fastighetsadministration. Har du även en utbildning i hyresjuridik så ser vi det som en fördel. Det är meriterande om du har erfarenhet av att läsa och tolka avtal. Det är också meriterande om du har erfarenhet av förändringsarbete.

Du trivs i en administrativ roll med många kontaktytor och du bör ha lätt för att bygga goda relationer då rollen innebär samarbete och kontakt både internt och externt. Som person är du självgående och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du levererar alltid med noggrannhet och kvalitet. För att lyckas i rollen krävs det att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra men också har förmågan att hantera snabba förändringar. Du söker möjligheter till förbättring, har förmågan att identifiera utvecklingsområden och tar initiativ till förändring. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder dig en arbetsmiljö där du får möjlighet att arbeta framåt och utvecklas tillsammans med dina kollegor.

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 000 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv. Visa mindre

Folkungabygdens pastorat består av församlingar inom Mjölby, Boxholm och Ödeshögs kommun. Tillsammans har kyrkogårdsförvaltningen 35 kyrkogårdar. Kyrkogårdarna är indelade i 5 skötseldistrikt. Dessutom består förvaltningen av verkstad, anläggare och administrativ personal. I vårt uppdrag ingår att tillhandahålla gravplatser åt alla trosinriktningar i pastoratet. Vi är ca 50 medarbetare under högsäsong.Begravningsverksamhet
Folkungabygdens pastorat har huvudmannaskapet för begravningsverksamheten i våra församlingar inom Ödeshög-, Boxholm- och Mjölby kommun. Huvudmannaskapet regleras i begravningslagen och innebär i praktiken att vi bland annat arbetar med begravning, gravskötsel, förvaltning av kyrkogårdar och hantering av gravrätter. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter
På kyrkogårdsadministrationen arbetar vi i en grupp om tre personer. I arbetet ingår kontakt med dödsbon och anhöriga samt med allmänheten. Det kan ske per telefon, mejl eller att de besöker oss på vår expedition. Arbetet innebär även kommunikation via postgång för vissa handlingar, som sedan diarieförs. Internt arbetar vi digitaliserat med olika system som stöd i vårt dagliga arbete. Det är ett omväxlande administrativt arbete, allt från att administrera begravningar via digital gravbok, gravskötselfrågor, faktureringar och regelbunden kontakt med medarbetare som arbetar på pastoratets 35 kyrkogårdar.  

Kvalifikationer
För att lyckas i rollen ser vi att du har tidigare erfarenhet av att arbeta administrativt och har mycket god datorvana då vi arbetar mycket med att digitalisera våra processer. Meriterande om du tidigare arbetat i Microsoft 365. Du kommer att, tillsammans med två kollegor, ansvara för pastoratets begravningsadministration. Arbetet grundar sig i förvaltningslagen samt begravningslagen, vilket gör att det finns tydliga ramar men ändå stort utrymme för att forma arbetet, som ständigt utvecklas. Som person har du lätt för att samarbeta med både kollegor och allmänhet. Du trivs i att hjälpa till och hitta lösningar i lägen där du samverkar med andra människor. Vi tror att kommunikation och samarbete är en framgångsfaktorer i vårt arbete och ser gärna att du som söker är skicklig och van att kommunicera både i tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete inom begravningsverksamhet.

 

Förutsättningar
Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% sysselsättning. 
Tillträde och lön enligt överenskommelse. 
Sista ansökningsdag är 5/12. Vi kontaktar kandidater löpande.

Fackliga företrädare
Vision: Marianne Karlsson, [email protected]

KyrkA: nås på [email protected]

Akademikerförbundet SSR: Anna-Carin Gabelic, [email protected], 0702-66 30 33

Skicka in din ansökan med meritförteckning, referenser och övriga handlingar via ansökningsrutan. Visa mindre